|
 |
|
| |
Empat
Prinsip Membangun Sistem
|
| |
Oleh Ubaidilah,
AN
|
| |
Jakarta,
1 Juni 2006
|
| |
Definisi
& Fungsi
Soal membangun sistem ini kerapkali
menjadi topik utama dalam pembicaraan tentang
organisasi. Orang sering membicarakannya tak hanya di
forum resmi, seperti seminar, internal meeting,
training, workshop, dan seterusnya. Tetapi juga di
tempat-tempat di mana ada pertemuan atau perjumpaan bisa
dilakukan. Mungkin seperti di pinggir jalan, di tempat
makan, atau di kawasan toilet. Dimanapun dibahas,
intinya sama: membangun sistem ini merupakan persoalan
vital dalam organisasi.
Kalau merujuk pada pengertian dasarnya,
membangun sistem berarti membentuk interaksi secara
reguler atau mengusahakan kesaling-bergantungan
antargroup atau item supaya menjadi kesatuan yang
menyeluruh untuk bekerja mewujudkan tujuan yang
diinginkan. Sistem kerja di organisasi itu sama seperti
sistem yang bekerja pada mesin kendaraan. Agar kendaraan
bisa bekerja sesuai dengan yang kita inginkan, sistem
harus aktif. Jika ada salah satu item atau elemen yang
tidak bekerja-menyatu pada sistem, pasti kendaraan itu
jalannya tidak seperti yang kita inginkan. Pasti akan
terasa “there is something less or wrong”.
Ketika konteksnya
adalah organisasi manusia, maka sistem di sini
punya fungsi antara lain:
1.
Membentuk perilaku individu dalam organisasi
Perilaku
individu tak cukup dibentuk dengan pengetahuan.
Seandainya itu cukup, pasti semua individu dalam
perusahaan akan berperilaku sama. Mengapa? Karena semua
orang (kecuali sebagian kecil) sudah tahu apa yang baik,
apa yang benar dan apa yang bermanfaat untuk dilakukan.
Tetapi prakteknya tidak begitu. Artinya, diperlukan
sistem yang bekerja untuk membantu individu menjalankan
apa yang sudah diketahuinya supaya sejalan dengan
visi-misi organisasi.
2.
Membentuk standar kualitas operasi organisasi
Kita
pasti sepakat bahwa pelaku usaha di dunia ini sudah tahu
kalau keuntungan / profit itu dihasilkan dari benefit
yang diberikan kepada pelanggan atau pembeli. Agar
benefit yang diberikan itu berkualitas, tidak
asal-asalan apalagi merugikan, dibutuhkan sistem kerja
yang sudah terstandar. Lemahnya sistem kerap membuat
suatu usaha itu tidak sanggup memberikan benefit kepada
pelanggan, meski semua orang di situ sudah tahu kalau
profit itu didatangkan dari benefit. Sistem di sini
berfungsi untuk men-stadar-kan benefit yang harus
diberikan kepada pelanggan atau pembeli berdasarkan
kualifikasinya masing-masing.
3.
Menentukan
standar kualitas orang.
Ketika
saya masih bekerja di perusahaan pariwisata dulu, kerap
saya mendengar penilaian umum yang diberikan kepada
orang-orang tertentu yang keluar dari perusahaan
tertentu. Mereka menilai, orang-orang yang sudah pernah
bekerja di perusahaan A beberapa tahun dianggap sudah
menguasai sekian keahlian. Dengan begitu, harganya mahal
kalau pengalamannya digunakan untuk bekerja di tempat
lain. Artinya, karena perusahaan A ini punya sistem yang
sudah lebih bagus dari yang lain, sehingga orang-orang
yang bekerja di situ tak hanya mendapatkan imbalan uang
semata, tetapi juga mendapatkan standar kualitas
tertentu yang berharga. Di sini, organisasi memainkan
sedikitnya dua hal: a) menjadi lahan untuk mencari uang,
dan b) menjadi lahan pendidikan (self-education).
Fakta ini juga dapat kita jumpai pada sekolah atau
lembaga tertentu. Yang membuat sekolah itu beda dalam
penilaian orang lain terkadang bukan materi pelajarannya
tetapi sistem yang diterapkan di sekolah itu.
Ketiga hal di atas
barulah sebatas sebagian dari sekian fungsi sistem dalam
organisasi. Intinya, memiliki sistem kerja yang bekerja
(the system that works) adalah dambaan bagi semua
pemimpin organisasi.
|
| |
Empat
Prinsip
|
| |
Ketika
saya katakan prinsip berarti ini bukan strategi yang
bisa dipilih antara: dijalankan atau diabaikan. Prinsip
hanya menyediakan satu pilihan yang terangkum dalam
Hukum Sebab-Akibat. Kalau kita memilih menjalankan,
akibatnya adalah mendapatkan (hasil, pahala, dst). Kalau
kita memilih mengabaikan, akibatnya adalah tidak
mendapatkan. Cuma itu pilihannya. Tak ada tawar menawar
atau pilihan. Prinsip adalah terjemahan dari hukum-hukum
Tuhan yang sudah baku di dunia ini. Bahasa atau istilah
untuk menyebutnya bisa bermacam-macam, tetapi esensinya
tetap itu-itu juga.
Dari
sekian seminar atau diskusi yang saya hadiri, entah
dengan para pengamat, pakar SDM atau praktisi SDM, saya
ingin memilih
istilah-istilah tertentu untuk sekedar menjelaskan hukum
Tuhan di atas. Pemilihan istilah itu saya maksudkan: a)
hanya untuk sekedar mudah diingat saja, dan b) referensi
bagi siapapun yang berkepentingan untuk menciptakan
budaya, menciptakan sisitem dalam sebuah organisasi
apapun. Istilah-istilah yang saya katakan prinsip itu
adalah:
1.
Komitmen.
Komitmen yang saya maksudkan di sini
adalah bentuk nyata dari sebuah kesungguhan, dari mulai
level menggagas sampai level menjalankan, from the
world of word to the world of action, dari konsep ke
praktek. Sebagus apapun desain rencana atau strategi
yang kita rumuskan untuk membangun sistem, akan sia-sia
kalau komitmen ini hilang. Anda bisa mengganti istilah
yang saya pilih ini menjadi apa saja, tetapi ketika
bicara membangun sistem, tak mungkin Anda bisa
menghilangkan esensi kalimat kesungguhan di sini.
Kesungguhan yang dibuktikan oleh atasan akan
menjadi teladan bagi yang lain. Teladan bukan salah satu
cara mendidikan orang tetapi satu-satunya. Kesungguhan
yang dilakukan oleh bawahan akan memperkuat komitmen
atasan. Kesungguhan yang dijalankan oleh atasan dan
bawahan akan membentuk sistem.
2.
Kelayakan untuk dipercaya (credibility).
Untuk membangun sistem dibutuhkan
kehadiran orang yang kredibel menurut sistem yang
dibangunnya. Membangun sistem kerja dibutuhkan orang
yang ahli di bidang itu. Membangun sistem usaha
dibutuhkan orang yang ahli di bidang itu. Membangun
sistem keluarga dibutuhkan orang yang ahli atau tahu
banyak dan punya pengalaman banyak di bidang itu.
Sepertinya tidak ada sebuah sistem yang berhasil
dibangun oleh orang yang memang kurang kredibel.
Kredibilitas yang saya maksudkan di sini
bukan saja kredibel dalam hal keahlian profesional saja,
tetapi juga kredibel dalam pengertian kekuatan
moral-spiritual, seperti misalnya kejujuran,
ke-amanah-an, ketaatan, dan lain-lain. Abraham Lincoln
berkesimpulan, tak ada yang bisa dibangun di atas
pondasi pelanggaran.
Bahkan, seperti yang dibuktikan praktek hidup,
kalau pun ada, itu sifatnya hanya sementara, bagai busa
yang cepat menghilang. Meminjam istilah Ronggowarsito,
biarpun kelihatannya bejo (safe), tetapi akan
berakhir dengan celoko atau molo (danger and damage).
3.
Komunikasi
Membangun sistem juga membutuhkan
kemampuan berkomunikasi. Komunikasi yang saya maksudkan
di sini adalah menyampaikan pesan kepada orang lain (the
meaning) tentang ide-ide yang menyangkut sistem itu.
Adapun tehniknya bisa bermacem-macam, tergantung yang
kita pilih, tergantung keadaan, atau tergantung
lingkungan. Dalam organisasi, tak mungkin ada orang yang
sanggup membangun sistem sendirian. Dan lagi, yang
namanya sistem itu pasti menyangkut orang lain. Hubungan
kita dengan orang lain menjadi aktif karena komunikasi,
entah dalam bentuk apapun.
4.
Kecerdasan
Prinsip terakhir adalah kecerdasan.
Membangun sistem membutuhkan kecerdasan. Meminjam
pengertian yang dimunculkan oleh Howard Gardner dalam
“Multiple Intelligence”, kecerdasan di sini berarti
kemampuan memecahkan masalah di lapangan dengan
cara-cara, tehnik-tehnik, atau strategi-strategi yang
selalu lebih baik. Ini berarti mencakup kreativitas,
menambah pengetahuan, menambah keahlian, kesadaran
menghilangkan kebodohan, kesadaran mengurangi kelemahan,
belajar tentang bagaimana belajar, dan lain-lain.
Mengapa kecerdasan juga prinsip? Salah
satau alasannya adalah, tidak ada orang yang langsung
punya komitmen kuat, tidak ada orang yang langsung punya
kredibilitas tinggi, tidak ada orang yang punya
kemampuan komunikasi yang canggih, dan juga, tidak ada
sistem yang langsung solid begitu hendak dibangun. Semua
itu, menurut Hukum Tuhannya diperoleh dengan cara
mengasah kecerdasan. Kata Ratu Elizabeth (secara
simbolik): “Butuh tetesan keringan (sweat), butuh
tetesan air mata (tears), dan butuh tetesan darah
(blood).”
|
| |
Masalah
di lapangan
|
| |
Berdasarkan keempat prinsip di atas, ada
beberapa masalah yang kerap kita jumpai di lapangan.
Masalah inilah yang sering mengakibatkan usaha kita
untuk membangun sistem gagal di tengah jalan. Masalah
itu pasti banyak dan sebagiannya kira-kira bisa kita
ambil contoh seperti berikut ini:
1.
Hanya
pernyataan belaka.
Semua pemimpin dan anggota organisasi
berkepentingan untuk membangun sistem. Tetapi
kepentingan untuk membangun ini baru diwujudkan ke dalam
apa yang saya sebut dengan pernyataan. Misalnya saja:
pernyataan mulut, pernyataan tulisan (konsep, rencana,
pokok-pokok pikiran, dst), penyataan keinginan (harapan,
himbauan, hasrat, kritik, dst).
Semua orang akan sepakat dengan saya bahwa
pernyataan seperti di atas tidak bisa diandalkan untuk
membangun sistem. Benar, bahwa membangun sistem perlu
diawali dengan rumusan yang matang tetapi sejauh apapun
rumusan itu dibuat, tetap saja harus diakhir dengan
pembuktian (action) sebagai awal dari proses menuju
realisasi.
2.
Lemah Karakter
Lemahnya karakter moral dan mental yang
kita miliki, akan menjadi masalah sendiri. Seperti yang
sudah kita bahas di muka, membangun sistem membutuhkan
kepercayaan dari orang lain. Agar orang lain bisa trust,
dibutuhkan kredibilitas. Kredibilitas ini tentu tidak
bisa didapatkan dari khayalan. Kredibilitas moral
didapatkan dari usaha kita untuk memperkuat karakter
moral. Kredibilitas profesional didapatkan dari usaha
kita untuk memperkuat karakter mental (kemauan menambah
pengetahuan, pengalaman, dan keahlian).
Dari dua karakter inilah yang kemudian
menyebar ke power, posisi, kepemilikan, reward,
dan lain-lain. Bahkan kalau dilihat dari praktek hidup,
keduanya tidak bisa dipisahkan. Jika seseorang hanya
ahli saja tetapi moralnya rusak atau minus, kepercayaan
orang lain masih kurang. Sebaliknya, jika seseorang
hanya bermoral saja, soleh saja, atau baik saja, tetapi
keahliannya minus atau rendah, kepercayaan orang lain
juga masih kurang.
3.
Me-mekanis-kan hubungan
Seperti yang sudah kita bahas di muka,
membangun sistem butuh komunikasi dengan manusia lain
dalam pengertian yang luas. Atau bisa dipendekkan dengan
istilah menjalin hubungan. Ketika konteksnya adalah
membangun sistem, hubungan manusia ini tidak bisa
di-mekanis-kan seperti kita menjalin hubungan dengan
mesin. Mesin itu, apapun namanya, hanya punya dua
kendali prinsip: on dan off (diaktifkan
atau dimatikan). Artinya tidak ada mesin yang punya
inisiatif sendiri untuk mengaktifkan dirinya atau
mematikan dirinya.
Ini akan berbeda dua ratus derajat dengan
manusia. Manusia bisa di-on-kan oleh perintah dan bisa
di-off-kan dengan larangan tetapi juga punya
inisitif, kepentingan dan punya keadaan spesifik yang
sifatnya “sendiri”. Karena itu, tidak bisa kita
mengajak orang lain untuk terlibat dalam usaha membangun
sistem dengan menggunakan pendekatan seperti kita
memperlakukan mesin. Artinya, dibutuhkan berbagai macam
strategi, tehnis, cara atau metode untuk berkomunikasi
dengan orang lain. Tidak hanya one-off atau one
on-off.
4.
Salah memahami problem
What is the problem? Menurut definisi yang
sudah dibakukan oleh teori manajemen, problem adalah
penyimpangan yang muncul (deviasi). Dalam teori, pasti
tidak ada orang yang tidak tahu atau tidak ada orang
yang tidak bisa memehamai definisi itu. Semua orang akan
tahu dan bisa dipahamkan tentang what is the problem.
Tetapi akan lain ketika kita bicara
bagaimana problem itu dipahami dalam praktek. Gagalnya
proses membangun sistem karena kurang bisa memahami
definisi problem dalam praktek. Seperti apakah problem
itu harus dipahami dalam praktek? Problem adalah
penyimpangan dan penyimpangan yang muncul adalah akibat
dari usaha, melakukan sesuatu atau menjalani proses
pembuktian. Begitu penyimpangan muncul, timbullah tanda
tanya. Tanda tanya inilah yang mendorong kita untuk
menemukan solusi. Solusi yang kita temukan berdasarkan
problem inilah yang menghasilkan perbaikan demi
perbaikan.
Belajar dari pengalaman para pengusaha
yang pernah diwawancarai oeh Harvard Business School,
problem dalam pengertian seperti di atas akan sangat
berguna dalam proses pengambilan keputusan usaha atau
bisnis. Dengan mengacu pada problem ini, maka keputusan
dan solusi menjadi tepat sasaran atau sesuai dengan
kebutuhan keadaan. Di sinilah kecerdasan kita akan
terasah berdasarkan keadaan kita, bukan keadaan orang
lain atau organisasi lain.
Kebanyakan kita belum melakukan sesuatu
secara optimal, tiba-tiba merasa punya problem. Itupun
terkesan “didramatisir” seolah-olah problem itu
sebesar gunung akan meletus atau sepanjang Tembok Cina
yang tak mungkin ditembus. Berdasarkan praduga perasaan
ini, kita lantas mendatangkan solusi dengan cara:
menambah fasilitas, menciptakan kondisi, menciptakan
lingkungan (environment-ing), membuat peraturan
yang aneh-aneh (en-ruling), dan lain-lain.
Akhirnya, banyak fasilitas yang tidak terpakai, banyak
peraturan yang berubah menjadi dokumen lusuh, dan
kecerdasan kita tidak terlatih secara bertahap.
Saya yakin bahwa hukum bermain musik yang
sudah dibuktikan para musisi besar di dunia ini juga
berlaku untuk semua hal, termasuk dalam hal membangun
sistem usaha. Hukum itu mengatakan, the best
technique is always not in the book. Not in the book
maksudnya adalah akan ditemukan oleh Anda dari usaha
Anda dalam melakukan sesuatu untuk mengatasi problem
atau melakukan sesuatu untuk berkreasi (to create
something). Selama tidak ada yang kita lakukan,
problem itu bukan problem tetapi merasa punya problem
atau kita yang ber-problem.
|
| |
_________________________
|
|
