 |
Membimbing
Bawahan
|
| |
Oleh
Zainun Mu'tadin, SPsi.,
MSi.
|
| |
Jakarta,
10 September 2002
|
| |
Dalam
bekerja, hampir setiap orang mendambakan memperoleh
jabatan yang tinggi. Namun demikian seringkali dijumpai
seseorang yang mendapat promosi kenaikan jabatan/pangkat
tidak siap dengan jabatan baru tersebut sehingga
kinerjanya menjadi turun dan bahkan lebih buruk daripada
ketika ia masih menjadi pegawai biasa. Permasalahan yang
seringkali dialami para supervisor/manager baru tersebut
bukanlah terletak pada kemampuan teknis dalam
mengerjakan tugas di lapangan
tetapi lebih pada kemampuan managerial untuk
membangun semangat kerja para bawahannya. Artinya para
supervisor/manager baru tersebut banyak yang
tidak siap ketika diberikan tanggungjawab
membimbing, melatih, memotivasi dan menilai kinerja para
bawahannya.
|
| |
Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas, apa
saja yang harus diperhatikan oleh supervisor/manager
dalam membangun semangat kerja bawahannya. Beberapa hal
di bawah ini mungkin dapat dijadikan pertimbangan jika
anda kebetulan adalah seorang supervisor atau manager.
|
|
|
1. Jadilah Pendengar yang Baik
|
| |
Carl
Rogers, seorang pakar di bidang psikologi, pernah
berkata bahwa penghalang yang terbesar untuk melakukan
komunikasi pribadi adalah ketidaksanggupan seseorang
untuk mendengarkan dengan baik, dengan penuh pengertian
dan perhatian kepada orang lain. Jika anda diberi tugas
untuk membimbing dan melatih seseorang maka hal ini
merupakan salah satu hal terpenting yang harus diingat.
Ketika anda sedang berbicara dengan bawahan anda jagalah
agar anda tidak terlalu banyak bicara, melainkan lebih
banyak mendengarkan keluhan dan masukan dari bawahan
anda.
Kesediaan
untuk mendengar akan memberi kesempatan kepada bawahan
untuk mengutarakan keinginan dan pendapatnya. Dengan
mendengar berarti anda memperhatikannya, anda
mempunyai suatu perhatian yang konstruktif mengenai
masalah yang dihadapi olehnya, dimana mungkin anda
selaku atasan mempunyai alternatif solusi yang
dibutuhkan orang tersebut. Dengan demikian akan tercipta
rasa aman dan nyaman sehingga bawahan anda lebih
mau terbuka terhadap saran-saran yang diberikan. Selain
itu mendengarkan seseorang yang secara bebas berbicara
tentang dirinya sendiri merupakan jalan terbaik untuk
mengenal lebih jauh siapa lawan bicara kita tersebut.
Meskipun demikian mendengarkan tidaklah selalu berarti
bahwa anda percaya terhadap segala yang anda dengar. Tentu
saja untuk dapat menjadi pendengar yang baik dibutuhkan
kesabaran dan kerendahan hati.
|
|
|
2. Kenali
Pekerjaan yang Dilakukan
|
| |
Kita
sering melakukan kesalahan dalam menginterpretasi dan
menilai hasil kerja seseorang sebagai akibat dari suatu
pandangan dan pengetahuan yang dangkal sekali tentang
pekerjaan orang tersebut. Seringkali kita menjumpai
seorang atasan yang mengharapkan bawahannya melakukan
sesuatu yang sebenarnya bukan merupakan kapasitasnya.
Jika mengambil perumpamaan hal tersebut adalah ibarat
mengharapkan pohon mangga menghasilkan buah durian.
Mustahil bukan? Akibatnya tidak sedikit bawahan yang
menjadi frustrasi dan bahkan tidak "respect"
terhadap atasan karena atasan demikian dinilai tidak
tahu apa pekerjaan bawahannya sebenarnya (padahal ia
seharusnya tahu).
Jika
anda adalah seorang atasan maka sudah seharusnya anda
mengetahui apa yang wajib dan baik untuk dikerjakan atau
diselesaikan bawahan anda. Anda juga harus dapat
mengetahui secara pasti apakah bawahan anda mengerjakan
tugas dengan suatu cara atau jalan yang aman yang dapat
diterima oleh perusahaan. Jika ternyata bawahan anda
dapat menyelesaikan tugas-tugas dengan cara-cara yang
dapat diterima tetapi tidak sesuai dengan cara anda,
maka sedapat mungkin biarlah ia menggunakan cara
tersebut. Jangan cepat-cepat mengkritik atau pun
memaksanya untuk melakukan menurut cara anda. Sebaliknya
jika ia ternyata tidak dapat menyelesaikan tugasnya,
maka anda perlu melakukan suatu perubahan. Langkah awal
dalam melakukan perubahan tersebut adalah dengan membuat
suatu persetujuan antara anda dan bawahan mengenai
hal-hal yang mendasar dari pekerjaan tersebut.
|
|
|
3. Kenali
Bawahan Anda
|
| |
Sebagai
atasan, anda harus mengetahui kesanggupan dan
bakat-bakat anak buah anda dan menolong mereka untuk
menggunakan kemampuannya untuk disalurkan dalam
pekerjaan.
Anda juga dituntut untuk mendorong usaha-usaha
perbaikan diri bawahan, mengerti kebutuhan dan keinginan
mereka, dsb. Sebagai contoh: anda harus dapat membedakan
apakah bawahan anda lebih tertarik pada kesempatan dan
tantangan karir atau pada materi seperti uang atau lebih
pada status. Jika anda dapat mengindentifikasi hal ini
maka akan lebih mudah bagi anda untuk mengarahkan dan
memotivasi bawahan anda.
Anda
sudah semestinya anda mengenal bawahan anda, jika tidak
secara pribadi sekurang-kurangnya anda mengenali
karakter-karakter penting yang berguna bagi
produktivitas bawahan tersebut. Beberapa supervisor/manajer
merasa takut untuk mengenal lebih dekat bawahannya,
karena dengan kedekatannya itu maka mereka akan menjadi
terlalu lunak dan salah dalam menilai prestasi bawahan.
Pendapat semacam itu sebenarnya merupakan suatu
kekeliruan, karena mengenali seseorang dan menghargai
kepribadian serta keunikan yang dimilikinya tidaklah
berarti bahwa anda tidak menuntut ia untuk bekerja
dengan sebaik-baiknya sesuai dengan aturan yang berlaku.
|
|
|
4. Kenali
Perlombaan yang Ingin Anda Lakukan
|
| |
Sebagai
pejabat baru dan masih berada dalam semangat yang
menyala-nyala untuk mendorong dan memotivasi bawahan
anda, anda mungkin terus memacu bawahan anda untuk
melakukan sesuatu, yang sesungguhnya tidak terlalu
signifikan. Hal tersebut merupakan suatu hal yang wajar
karena anda mungkin masih dalam tahap ingin menunjukkan
jati diri sebagai atasan yang pantas menduduki jabatan
tersebut. Namun demikian kondisi ini harus benar-benar
diwaspadai mengingat bahwa tidak ada seorangpun bawahan
yang mampu bekerja dalam kondisi yang tetap maksimal
setiap hari. Jadi janganlah anda terus-menerus berteriak
"awas ada macan", sampai anak buah anda
kelelahan dan akhirnya ketika "macan" yang
sesungguhnya tiba anak buah anda sudah kehabisan tenaga
dan tidak memiliki semangat lagi.
Selain
itu bawahan anda mungkin akan merasa bosan dan jengkel karena
dorongan-dorongan anda untuk bekerja lebih giat dan
bersemangat, sementara mereka mengetahui bahwa pekerjaan
yang dikerjakan tersebut tidak begitu penting. Contoh:
anda memberikan tugas atau proyek khusus kepada bawahan
anda tanpa ada kejelasan apa tindak lanjutnya, kapan
diaplikasikan dan tidak ada target pasar yang jelas, sementara
bawahan anda tersebut masih harus mengerjakan
tugas-tugas rutin yang sudah snagat jelas manfaatnya
bagi perusahaan. Oleh karena itu amat sangat penting
bagi anda selaku atasan untuk dapat menentukan prioritas
pekerjaan yang harus dilakukan, sehingga tidak ada
kegiatan yang terlihat "mubazir" dan hanya
sekedar membuat bawahan anda terlihat sibuk. Tanpa
kemampuan untuk menentukan hal ini maka bawahan anda
akan cenderung tidak tidak bisa membedakan antara suatu
pekerjaan yang urgent dengan yang rutin karena
setiap hari mereka selalu dikejar-kejar.
|
|
|
5. Gunakan
Peristiwa-Peristiwa Khusus
|
| |
Dalam
aktivitas kerja selalu saja ada kejadian-kejadian atau
peristiwa-peristiwa khusus yang dapat dijadikan bahan
atau contoh untuk membangun semangat kerja bawahan anda.
Contoh: Keberhasilan divisi anda dalam memenangkan suatu
proyek atau keberhasilan divisi dalam memangkas biaya
produksi atau pun penghargaan yang diberikan oleh media
massa (masyarakat) kepada teamwork anda. Sebaliknya ada
juga peristiwa-peristiwa dimana anda dan bawahan anda
mungkin mengalami kegagalan. Gunakan keberhasilan
ataupun kegagalan tersebut sebagai bahan pembelajaran.
Tunjukkan kepada bawahan anda faktor-faktor apa saja
yang membuat divisi anda meraih sukses. Dan tunjukkan
juga faktor-faktor atau perilaku apa saja yang
menyebabkan divisi anda mengalami kegagalan. Dalam
menyikapi kegagalan, carilah alternatif solusi secara
bersama-sama, usahakan banyak ide-ide yang dapat
diutarakan, dan jangan sekali-kali mematahkan semangat
bawahan anda sebab bila ia patah semangat maka banyak
hal yang tidak akan tercapai. Sebagai atasan, anda harus jeli memanfaatkan peristiwa yang ada untuk mengarahkan
bawahan dalam memahami dan menghadapi fakta atau
realitas dalam pekerjaan sehari-hari.
|
|
|
6. Berikan
Kesempatan
|
| |
Kesalahan-kesalahan
yang dilakukan bawahan dalam bekerja jarang sekali
berakibat fatal. Artinya dari kesekian banyak kesalahan
yang mungkin dilakukan masih terdapat peluang untuk
diperbaiki dan diberikan kesempatan untuk berubah. Oleh
karena itu, janganlah semata-mata memberikan hukuman
kepada bawahan yang kebetulan melakukan kesalahan, tapi
tolonglah dia dan berikan kesempatan kedua untuk
memperbaiki dirinya.
Jika
anda memang sudah menyerah terhadap kemungkinan
perbaikan dari seorang bawahan, yaitu jika anda merasa
bahwa pekerjaannya sangat tidak memuaskan dan dia tidak
mungkin lagi dapat memaksimalkan pekerjaan tersebut (meski
sudah dilakukan bimbingan dan pelatihan), janganlah
berpura-pura menolongnya dan hentikanlah usaha-usaha
melakukan kritik yang konstruktif, karena semua itu
tidak akan berguna lagi. Katakanlah kepadanya
dengan terus terang bahwa pekerjaan yang dia lakukan
tidak berhasil. Kemudian sarankan suatu mutasi ke bidang
lain yang lebih sesuai, jika hal itu memungkinkan, atau
berhentikan orang tersebut melalui prosedur yang berlaku.
|
|
|
8. Delegasikan
Tanggungjawab
|
| |
Salah
satu hal penting dari sifat-sifat seorang atasan adalah
bagaimana ia dapat mendelegasikan atau mewakilkan
tanggungjawab dan wewenang kepada bawahannya. Seorang
atasan yang buruk tidak akan pernah mau dan mampu
mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang kepada
bawahannya. Sebaliknya atasan yang lemah akan terlalu
mudah mendelegasikan tanpa adanya pengawasan atau
kontrol yang cukup. Sementara itu jika anda ingin
menjadi atasan yang yang baik maka delegasikan
tanggung jawab dan wewenang anda dengan suatu catatan
atau agenda yang memuat waktu penyelesaian pekerjaan
tersebut. Mintalah laporan perkembangan pekerjaan pada
waktu-waktu tertentu dan lakukan tindakan-tindakan yang
positif jika permasalahan muncul atau terjadi.
|
|
|
9. Patuhi
Batas-batas Peran Anda
|
| |
Sebagai atasan anda harus menyadari benar
kemampuan anda, anda tidak dapat mengubah semua hal
sesuai dengan keinginan anda. Anda harus menyadari bahwa
anda bukanlah dokter bedah otak, yang dapat mengoperasi
setiap orang sesuka hati anda, anda juga bukanlah
pendeta/kiai bagi bawahan anda dan anda juga bukan ahli
psikologi yang dapat menyembuhkan berbagai masalah
psikologisnya. Ingatlah bahwasanya ada tiga jalan yang
fundamental untuk mengubah seseorang: yaitu tobat
keagamaan, psikoterapi dan operasi otak. Anda adalah
seorang pemimpin, janganlah memaksakan diri untuk
melakukan ketiga hal tersebut. Salah-salah anda akan
menjadi korbannya.
|
|
|
Selain
beberapa hal diatas pasti masih banyak cara untuk
meningkatkan kemampuan managerial anda dalam
meningkatkan kinerja para bawahan anda. Dengan tulisan
ini kami berharap bahwa hal-hal diatas dapat memperkaya
wawasan anda sehingga lebih percaya diri dalam
membimbing bawahan anda. Selamat mencoba. (jp)
|
| |
__________________________
|
