Karakteristik rencana yang bagus

 

Terbiasakah anda menghadapi tahun baru dengan seabrek perencanaan dan program? Rasanya sudah umum kita menghadapi tahun baru dengan segudang perencanaan. Seperti kata orang, gagal dalam merencanakan sesuatu berarti sama dengan merencanakan kegagalan. Kalau melihat praktek hidup, pengertian "gagal dalam merencanakan sesuatu" di situ ternyata bukan tidak memiliki rencana, tetapi adalah: gagal dalam membuat rencana yang bagus.

 

Seperti apa rencana yang bagus itu? Kalau dijawab dengan kesimpulan yang pendek, rencana yang bagus adalah rencana yang bisa kita jalankan dan telah terbukti membawa manfaat buat kita. Rencana yang bagus itu bukanlah rencana yang kita susun dengan kalimat yang memukau dan fantastis "bagusnya". Bahkan terkadang rencana yang bagus itu tidak identik dengan apakah rencana itu ditulis atau tidak. Ada sebagian orang yang sudah melatih otak dan intuisinya untuk membuat perencaan tanpa pakai tulisan dan nyatanya berjalan dengan bagus. Tetapi tidak sedikit pula yang sudah merumuskannya sedemikian rupa namun nyatanya rencana itu tinggal rencana. Tentu yang saya maksudkan di sini di luar konteks kehidupan organisasi atau tim.  

 

 

Secara umum, ciri-ciri rencana yang bagus itu bisa dijabarkan antara lain:

 

Pertama, rencana itu didasari oleh pengetahuan yang akurat tentang kemampuan kita dalam menjalankan rencana. Semua orang punya kemampuan, hanya memang kadar dan ukurannya berbeda-beda. Ibarat mesin, jika kekuatan mesin itu seratus tetapi kita bebani tugas yang mestinya dipikul oleh mesin berkapasitas seribu, ya kemungkinannya gagal. Karena itu, apa yang sering dikatakan orang bahwa pengetahuan-diri itu kunci, berlaku juga dalam perencanaan. Ini juga berlaku untuk perencaan pribadi ataupun 'company'.

 

Bahkan ada yang mengatakan, sebanyak apapun kita mengetahui isi dunia ini namun jika tidak didukung pengetahuan-diri yang bagus, ini sama artinya dengan tidak mengetahui apapun. Wah, sedahsyat itu?  Ya. Alasannya sangat jelas. Pengetahuan kita tentang isi dunia ini (informasi, peluang, dst) akan berguna kalau digunakan. Untuk bisa menggunakan itu tentu kuncinya adalah mengetahui kadar kemampuan yang kita miliki. Karena itu, belajar dari temuan di manajemen, sebagian besar penyebab gagalnya rencana itu terletak pada kemampuan seseorang dalam menjalankan rencana (eksekusi), bukan pada rencananya.   

 

Kedua, rencana itu didasari oleh pengetahuan yang akurat tentang sesuatu yang kita rencanakan. Pengetahun ini terkait dengan dua hal, yaitu: a) uji-realitas, dan b) faktor-faktor eksternal yang relevan. Katakanlah kita berencana untuk menekuni profesi / pekerjaan baru di tahun 2007 ini. Sekedar untuk menulisnya di komputer atau di atas kertas, apapun yang kita rencanakan itu memang sah-sah saja. Tetapi jika rencana itu ternyata belum cocok dengan kenyataan yang kita hadapi, atau karena ketidaktahuan kita, ya mungkin saja rencana kita akan mendek alias tidak jalan. Karena itu, banyak nasehat yang menyarankan agar kita memiliki plan B atau C. Ada pepatah yang mengatakan: "pikir dulu masak-masak baru membuat rencana." Berpikir masak di sini tentu maksudnya bukan berpikir terlalu lama (kelamaan mikir), tetapi memikirkan tingkat kesesuaian rencana dengan keadaan eksternal yang kita hadapi.

 

Ketiga, rencana itu didasari oleh pengalaman dalam menjalankan rencana-rencana sebelumnya. Kita mungkin sudah sering mendengar istilah power of story. Istilah ini digunakan untuk menyebut keadaan mental seseorang yang dihasilkan dari pengalaman atas kemenangannya / keberhasilannya di masa lalu. Kalau kita terbiasa berhasil dalam menjalankan rencana di masa lalu, biasanya punya peluang berhasil yang jauh lebih besar. "Keberhasilan membuka jalan yang lebih lebar untuk keberhasilan baru."

 

Agar kita memiliki power story yang banyak, makanya disarankan membuat rencana yang kira-kira tingkat keberhasilannya itu di atas 80 %. Caranya bagaimana? Selain butuh pengetahuan yang akurat, seperti yang sudah kita bahas di muka, dibutuhkan juga komitmen yang kuat untuk menjalankan rencana yang sudah kita buat. Pasalnya, sekali kita membiarkan tidak bisa menepati rencana yang telah kita bikin, lama-kelamaan ini akan menjadi kebiasaan.  

 

Intinya, meminjam istilah dalam teori kompetensi, membuat perencaan yang bagus itu merupakan kompetensi atau kemampuan di mana ada skala di dalamnya. Skala ini bisa mulai dari yang terendah sampai ke yang tertinggi. Kalau kita membuat perencanaan asal membuat, asal menggoreskan pena, asal menuangkan keinginan dan khayalan, lalu sebagian besarnya gagal atau menjadi dokumen tak bernilai apapun,  mungkin saja skala kita masih rendah. Ini berarti kita perlu menajamkan kemampuan lagi.

 

 

Mengaudit kegagalan

 

Kenapa kita masih gagal dalam membuat rencana yang bagus? Sebagai bantuan untuk melakukan audit, coba anda cek ulang hal-hal di bawah ini:

 

Pertama, level kesungguhan. Rencana itu jelas tidak berjalan sendiri. Agar rencana bisa berjalan, dibutuhkan energi atau dorongan untuk menjalankannya. Tentu ini sudah kita ketahui. Yang terkadang masih kerap kita lupakan adalah seberapa banyak dorongan atau energi yang kita curahkan untuk sebuah rencana?

 

Besar-kecilnya energi (level kesungguhan) sangat berpengaruh pada gagal-berhasilnya sebuah rencana. Kalau orang berencana membuang sampah, tentu sampah itu tidak berjalan sendiri ke tong sampah. Agar sampah pindah, dibutuhkan tenaga, energi atau dorongan. Ini contoh kecil yang ditegaskan oleh Tom Peters tentang pentingnya sebuah energi.

 

Berbicara soal energi atau dorongan ini, tentu ada tingkatannya. Kalau meminjam istilah yang dipakai Dave Francis & Mike Woodcock dalam bukunya The Unblocked Manager (1982), ada orang yang hanya punya dorongan atau keinginan mulut (superficial). Kita sudah menyusun rencana sedemikian rupa namun keinginan kita untuk menjalankannya setengah-setengah atau tidak utuh. Ibarat memotong kayu, biarpun alat kita bagus, tehnik kita bagus, dan rencana kita bagus, namun kalau kita memotongnya setengah hati, sulit diharapkan rencana itu akan terwujud.

 

Level keinginan kedua disebut underlined. Kita sudah membuat perencanaan dengan alasan-alasan yang cukup mendasar, dan sudah menjalankannya, namun masih kurang sustainable (berkelanjutan). Dibilang sudah bagus memang sudah bagus jika dibanding dengan yang superficial itu, namun kalau yang kita inginkan hasil yang lebih bagus lagi, maka yang kita butuhkan adalah level kesungguhan yang lebih tinggi, yaitu sustainable.

 

Artinya, kita perlu menyusun rencana sebagai bentuk kelanjutan dari yang sudah pernah kita rencanakan, menjalankan rencana itu berdasarkan aktivitas harian, dan menjalankannya sepenuh hati. Jika kita sudah berhasil punya kesungguhan di level ini, sampai pun rencana kita belum berhasil, biasanya kita akan mendapatkan hal lain yang nilainya sama atau yang lebih bagus.

 

Kedua, kelengkapan. Untuk menjalankan sebuah rencana itu dibutuhkan pula alat, teknologi, resource, fasilitas, atau modal. Ini kerapkali bukan penentu (determinant factor), tetapi menjadi penunjang keberhasilan (supportive) atau syarat utama. Dalam hal ini, gagalnya sebuah rencana itu umumnya terkait dengan dua hal: a) kita kurang mengoptimalkan penggunaan alat atau resource yang sudah ada, atau b)kita membuat perencanaan yang membutuhkan alat atau resource yang tidak kita miliki. 

 

Terkait dengan kelengkapan ini, mungkin yang penting untuk diaudit adalah: sudahkah kita membuat perencanaan yang benar-benar sesuai dengan resource yang ada di kita atau yang bisa kita gunakan meski itu bukan milik kita. Menyesuaikan rencana dan kelengkapan inilah yang termasuk esensi menajamen.

 

Kita ingat bahwa salah satu esensi manajemen itu adalah menyiasati keterbatasan (limiting factor). Semua orang menghadapi keterbatasan; tidak ada manusia yang punya resource berlebih berdasarkan keadaannya. Kalau konteknya usaha, keterbatasan itu antara lain: a) material, b) finansial, c) SDM, dan d) kontrol terhadap faktor eksternal. Nah, manajemen punya tugas untuk menciptakan aksi yang dapat menyiasati keterbatasan itu.

 

Ketiga, kesesuaian metode dan lingkungan. Menjalankan rencana itu dibutuhkan metode, cara, tehnik yang cocok untuk lingkungan yang cocok dan orang yang pas. Sekedar untuk ingin tahu tip, tehnik atau resep yang umum-umum, ini banyak. Cuma, memilih yang cocok dengan kita dan keadaan yang melingkupi kita inilah yang tidak selalu sederhana. Seperti kata seorang musikus ternama, tehnik bermain gitar yang paling bagus itu adalah tehnik yang kita temukan sendiri.

 

Menurut saran David Sirota dan Michael Irwin, dua kolomnis Harvard Management Update ini, dibutuhkan apa yang sebut scanning. Scanning di sini kira-kira maksudnya adalah kita membuat semacam potret lingkungan dan potret diri di alam pikiran kita berdasarkan informasi dan pengetahuan yang kita miliki. Sebetulnya, kata dua orang itu, semua orang telah melakukan scanning. Bedanya, ada yang melakukannya secara aktif dan ada yang melakukannya secara pasif. Active scanning biasanya dilakukan berdasarkan pertanyaan-pertanyaan mendasar, misalnya: apa yang bisa saya lakukan berdasarkan keadaan saya (internal dan eksternal)? Sementara, passive scanning umumnya hanya berdasarkan "katanya-katanya" yang tidak jelas.

 

Nah, terkait dengan memilih metode, teknik dan lingkungan itu, mungkin tidak ada cara yang lebih tepat selain harus melakukan pembelajaran (learning) dengan resiko terkadang harus ada yang salah. Learning yang dimaksud di sini adalah proses pengembangan diri dan perbaikan melalui serangkaian aktivitas yang kita lakukan. Learning adalah perubahan pada prilaku, kebiasaan dan budaya melalui pengalaman atau praktek (pengetahuan dan skill).

 

Kalau mau pakai pemikiran Robert J. Stenberg, menemukan tehnik atau metode yang bagus itu terkait dengan apa yang disebut dengan Tacit Knowledge. Pengetahuan ini memiliki ciri-ciri antara lain: a) pengetahuan ini adalah sebuah prosedur  di dalam diri seseorang tentang bagaimana sesuatu harus dikerjakan, b) pengetahuan ini merupakah buah dari pembelajaran-diri bukan buah dari diajar oleh pihak lain, dan c)  pengetahuan ini bersifat sangat pribadi.

 

 

Jebakan dalam membuat perencanaan

 

Seperti biasa, semua stretegi ada jebakannya. Planning sebagai strategi dalam menjalani hidup pun ada jebakannya. Di antara jebakan itu adalah misalnya:

 

Pertama, terlalu kaku dan terlalu "mate-matis". Jangan sampai kita malah menjadi orang yang kaku dalam menghadapi realitas gara-gara punya rencana. Esensi dari perencanaan adalah bantuan (an aid to performance) untuk menjalani hidup ini. Dengan memiliki rencana yang bagus diharapkan hidup kita lebih teratur dalam menggunakan waktu dan lebih "fulfille" dalam menggunakan potensi yang kita miliki sehingga kita bisa merealisasikan tujuan-tujuan penting menurut hidup kita masing-masing.

 

Menjalankan rencana di lapangan itu mirip seperti yang dikatakan Bruce Lee. "Saat anda sedang bertempur, jangan lagi menghafal buku panduan. Fokuskan pada bagaimana bertempur dan bersiasat." Artinya, memiliki rencana itu perlu, tetapi dalam menjalankannya harus seirama dengan realitas atau masalah yang kita hadapi. Jangan sampai kita terpukul oleh masalah gara-gara menghafal rencana.

 

Kedua, memberangus intuisi dan kreativitas. Kerapkali kita ditantang untuk memutuskan sesuatu yang cepat tetapi tidak / belum memiliki informasi yang lengkap. Bekal yang diberikan Tuhan untuk menghadapi ini adalah intuisi, feeling, kata hati, kecondongan naluri, dan semisalnya. Meminjam istilah Nick Tasler, kita perlu belajar thingking without thingking (berpikir tanpa harus mikir terlalu lama). Nah, jangan sampai gara-gara terlalu menghafal rencana sehingga kita lupa menajamkan intuisi. Milikilah rencana tetapi tajamkan juga intuisi dan kreativitas.

 

Ketiga, menjadi orang egois gara-gara punya rencana. Punya rencana hidup yang mandiri, ini tentu OK. Tetapi bila hanya rencana kita yang selalu kita pikirkan lalu mengabaikan hal-hal yang terkait dengan kebaikan hubungan kita dengan orang lain, ini tentu tidak OK. Biasanya, hal-hal yang melanggar kode etik kehidupan itu malah membuat langkah kita terhambat atau tidak lancar.

 

Keempat, rencana tanpa sasaran yang jelas. Jangan lupa mencantumkan sasaran dari rencana yang anda buat. Ini selain dapat membuat kita fleksibel, pun juga berfungsi sebagai ukuran atau standar. Kenapa sasaran bisa membuat kita menjadi lebih fleksibel? Kalau sasaran kita jelas, biasanya kita tidak terlalu memati-matika-kan tehnik. Tehnik itu bisa berubah berdasarkan keadaan, tetapi hendaknya tujuan kita harus tetap.

 

Kelima, bongkar pasang rencana karena nafsu sesaat. Sebetulnya tidak ada masalah kita mengganti rencana (plan B atau plan C) sejauh itu kita lakukan dengan pertimbangan dan alasan yang jelas. Yang kerap menghambat langkah kita adalah ketika kita suka bongkar-pasang rencana hanya karena nafsu, tidak didasari pertimbangan, alasan dan tujuan yang jelas.

 

Bagaimana kalau kita sudah membuat rencana, sudah menjalankan rencana, sudah memiliki sasaran dari setiap rencana, namun tetap saja banyak yang gagal? Terkadang kita perlu berpikir bahwa sejauh hidup kita itu berubah ke arah yang lebih bagus, itu masih positif. Apa yang dipesankan orang bijak itu lebih sering masih berlaku: "Sejauh kau mengoptimalkan penggunaan waktu, potensi, resource yang kami miliki, maka kau akan mendapatkan keinginanmu. Jika keinginanmu belum kau dapatkan, kau pasti akan mendapatkan keinginan lain yang nilainya sama atau bahkan lebih bagus." "Sebagian besar kesuksesan muncul dari kegagalan. Saya menjadi seorang kartunis karena saya gagal meraih tujuan saya menjadi eksekutif", begitu kata Scott Adams, seorang kartunis Amerika.

 

Semoga bermanfaat. Selamat membuat perencanaan dan menjalankannya!